Perché è importante la comunicazione interna?

Per rispondere a questa domanda, e sottolineare il valore della comunicazione interna, ho preso ispirazione da un programma televisivo attualmente in onda su Rai 2: “Boss in incognito”.
Ogni puntata ospita un/una professionista (a capo di importanti realtà imprenditoriali) che, camuffando il proprio aspetto e assumendo un’identità fittizia, trascorre un’intera settimana “dall’altra parte della barricata”. Diventa, cioè, un lavoratore/una lavoratrice a tutti gli effetti.

Un bravo manager e un'ottima comunicazione interna... per eccellenti risultati!

Un bravo manager è anche un bravo comunicatore

Un datore di lavoro degno di questo nome, a mio parere, dovrebbe conoscere tutti i dipendenti, uno per uno. Ascoltarli, dialogare con loro, capire le diverse esigenze e, al tempo stesso, offrire adeguati strumenti di crescita e miglioramento (aumentando, di conseguenza, la produttività aziendale). Un manager poco comunicativo, infatti, non sarà in grado di farsi rispettare e apprezzare, creando anzi, nel tempo, un clima di malcontento, sfiducia e scarsa operatività.

Guardando “Boss in incognito” è possibile notare quanto sia essenziale vivere in prima persona la quotidianità della propria ditta (senza delegare continuamente) per capire ciò che va e ciò che non va. Ciascuno ha le sue mansioni, questo è certo, ma ogni reparto produttivo, ogni ufficio, ogni affiliato, dovrebbe essere in contatto costante con i vari responsabili.

Posso dire di aver avuto, spesso e volentieri, grandi difficoltà organizzative proprio a causa della totale assenza di comunicazione all’interno del gruppo di lavoro e della tendenza comune a dar tutto per scontato (aggravata da manager distratti, di poche parole).

Sintetici, ma chiari

Una delle prime cose che ho dovuto imparare, da copywriter, è stata la sintesi: “se puoi dire qualcosa in 2 righe, non usarne 10”. Personalmente, in ogni caso, sostengo la via di mezzo.
È importante non dilungarsi, ma anche essere chiari.
Essere disponibili a spiegare qualcosa anche 2-3 volte se l’altra persona non ha capito.

Le chat hanno abituato ad abbreviare tutto, a utilizzare un’emoticon per esprimere approvazione o disappunto, a utilizzare “sì” o “no” senza ulteriori argomentazioni. Questo, nell’ambiente di lavoro, spesso crea confusione e fraitendimenti. Un’e-mail, specialmente, se scritta in fretta, senza attenzione alla punteggiatura, e con la convinzione che l’interlocutore capisca subito il nocciolo del discorso leggendo mezzo paragrafo, non sarà di alcun aiuto.

Se chiamo un collega per chiedere un’informazione urgente, ma la risposta arriva dopo 3 ore, oppure non arriva per niente o, peggio ancora, arriva il temuto “non saprei, chiedi a X o Y!“… capirete bene che non potremo parlare di comunicazione efficace e i risultati non potranno essere soddisfacenti. Ciò può accadere all’interno di un’azienda, di un’organizzazione non profit, ma anche in un gruppo informale (pensiamo a professionisti freelance che curano lo stesso progetto).

Mettersi nei panni dell’altro e collaborare

“Boss in incognito” dimostra che non sempre chi ha grandi responsabilità è in grado di svolgere le mansioni dei propri dipendenti (magari teoricamente più semplici). Al tempo stesso, evidenzia il lato umano e le difficoltà che un capo può ritrovarsi a gestire se, ad esempio, un prodotto viene confezionato male o il servizio clienti non è puntuale ed efficiente come da aspettative.

Questo programma è un ottimo spunto per tutti: se ogni azienda riuscisse a creare un’occasione di incontro/confronto periodica, dirigenti e dipendenti potrebbero dialogare e cercare soluzioni insieme, nel pieno rispetto delle reciproche necessità.

Un ambiente sereno è la base di un gruppo di lavoro affiatato, nonostante i naturali momenti di crisi. Superabili se c’è una buona comunicazione interna, ingestibili se i vari reparti aziendali non interagiscono tra loro e il manager si disinteressa delle sue stesse risorse umane. Valorizzarle, premiarle o metterle in riga? Per fare la scelta giusta, la soluzione è collaborare.