Comunicare meglio: se la routine fosse un vantaggio?
Avere una routine aiuta a comunicare meglio e affrontare ogni giorno con entusiasmo. Ci dà il ritmo. Pensaci: compiere sempre gli stessi gesti può essere ripetitivo, ma anche rassicurante; condividere la quotidianità con le stesse persone può essere monotono, ma rappresentare anche un rifugio.
Perché associare il concetto di “routine” solo a sensazioni negative? E se “il solito tran tran” avesse dei vantaggi? Consideriamo questo termine in modo più positivo, costruttivo. Basta cambiare punto di vista.
Creare una routine per semplificare (e innovare senza stress)
È importante favorire la dinamicità aziendale, combattere la resistenza al nuovo, incoraggiare la crescita. Tuttavia, ogni trasformazione ha bisogno di tempo per essere accettata, compresa, interiorizzata: è così che la routine, da questa prospettiva, diventa motore del cambiamento. Spinge a sperimentare ancora.
Supponiamo che l’azienda X decida di modificare le procedure online di assistenza alla clientela.
Ci sono 2 reazioni da considerare: l’inevitabile insicurezza degli operatori e il comprensibile smarrimento del pubblico. Come evitare tensioni, problemi, rallentamenti? Con una visione rasserenante: la stabilità.
Le persone hanno bisogno di capire, provare. Anche sbagliare, se serve, senza ansia. Oggi c’è un timore diffuso: “non farò in tempo ad abituarmi a questa cosa… che domani cambierà tutto di nuovo”. Come dare torto? In linea di massima è vero. Innovare è lecito, ciò che non va bene è l’innovazione compulsiva.
La tecnologia offre continui stimoli, opportunità, ma la rapida evoluzione del sistema richiede, ugualmente, una repentina capacità di adattamento che non tutti possiedono. E che, a pensarci bene, è poco naturale. Il passaggio delle stagioni insegna: il clima un po’ folle degli ultimi anni, caratterizzato da sbalzi termici improvvisi ed eventi meteo eccezionali, ha destabilizzato le nostre certezze. Hai notato?
Se è molto difficile prevedere i mutamenti climatici, è di sicuro più facile offrire istruzioni chiare e ben progettate in vista di trasformazioni metodologiche nella comunicazione interna/esterna o nell’utilizzo di nuovi strumenti informatici. Accessibilità, tempo e feedback regolari sono gli step fondamentali che facilitano l’apprendimento, la comprensione, la consapevolezza e il conseguente avvio della routine positiva, indispensabile base per ulteriori successive modifiche (seguendo ritmi ragionevoli).
Comunicare meglio: piccolo elogio della routine
Creare una routine comunicativa facilita il dialogo, rafforza le relazioni, migliora la produttività.
Una comunicazione discontinua, infatti, è sinonimo di confusione (sia in azienda, sia nel privato).
Riprendiamo l’esempio dell’azienda X: se inizio una conversazione con l’operatore 1, a cui spiego in modo dettagliato il mio problema e da cui ricevo assistenza, mi aspetto di poter interagire con la stessa persona fino alla chiusura della pratica avviata. Nella maggior parte dei casi, invece, mi ritrovo a dover ripetere procedure più volte, con operatori diversi, e senza individuare una soluzione definitiva. Avere una routine è vantaggioso: ottimizza i tempi e le energie. La ripetitività, le abitudini, prevengono incertezze e vuoti.
La monotonia, d’altronde, è un’altra cosa. Si crea quando non c’è condivisione, quando la comunicazione è priva di entusiasmo e progetti. La routine non è nemica del rinnovamento, al contrario: ritengo sia l’ingrediente segreto della costanza, delle costruzioni lente e solide, dei buoni risultati.
La quotidianità è caratterizzata da scambi continui, dal “buongiorno” del mattino al vicino di casa, al “come posso esserle utile” in ufficio, fino al “come è andata la giornata” ogni sera a casa, durante la cena. Soliti gesti, solite parole, direbbe qualcuno. Eppure, tutto ciò che diciamo o facciamo, definisce la cornice entro cui viviamo. Ne abbiamo bisogno, per avere una collocazione, per sentirci parte di qualcosa. L’interno della cornice, invece, può cambiare. Oggi possiamo dipingere il mare, domani la montagna.
È la stabilità la nostra forza motrice: la certezza di tornare sempre a casa, diciamo così, e ritrovare ciò che ci è caro nonostante, a volte, ci si allontani. Ogni gruppo di lavoro, ogni famiglia, ha i suoi codici comunicativi (personalissimi): mantenerli consente di comunicare meglio in ogni circostanza.
Avere una routine migliora l’affiatamento, genera armonia e voglia di evolvere insieme. Altro che noia.
⇒ Un articolo per approfondire: “Innovare è un’abitudine che chiunque può acquisire” – via Centodieci.